在庫管理とは？

在庫管理は、自社が抱える原材料・仕掛品・製品などを、必要なタイミングで、必要な量だけ、必要な場所へ届けられるように、在庫を適正な水準に維持する一連の活動です。在庫管理を怠ると、顧客からの依頼があっても製品を提供できないなど、企業活動が停滞してしまいます。企業の業績に影響を与える重要な取り組みといえるでしょう。

在庫管理とよく似た言葉として倉庫管理があげられます。倉庫管理は、倉庫に関連する業務を管理することです。具体的には、在庫管理や設備管理、人員管理などを指します。倉庫管理の中に在庫管理が含まれると考えればよいでしょう。在庫管理を行うときは、両者の意味を混同しないことが大切です。

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物流業界において在庫管理が重要な理由

在庫管理は、経営の最重要項目にあげられることがあるほど重要な業務です。なぜ重要視されているのでしょうか。

コスト削減のため

在庫管理はコストを削減するため、欠かせない取り組みです。過剰な在庫を抱えると、これを保管するコストや廃棄するコストがかかってしまいます。在庫は抱えているだけでコストが発生してしまうのです。在庫を適切に管理すると、かかるコストを最小限に抑えられます。ただし、在庫不足にも注意が必要です。在庫不足は、自社の売上だけでなく顧客満足度まで低下させてしまう恐れがあります。在庫管理では、過不足のない在庫を維持することが求められます。

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生産性向上のため

在庫管理を徹底すると、生産性も向上する可能性があります。必要なタイミングで、必要な量だけ、必要な場所へ届けられるようになることで、特定の原材料を探す、不足した原材料を急いで発注するなどの手間を省けるためです。また、一定の期間で在庫が回転するため、品質の劣化も防ぐことができます。経年劣化による廃棄を減らせる点も、生産性を高められる理由です。以上のほかでは、過剰在庫による生産ラインの調整や停止などを行わなくてよい点も企業の生産性に影響します。さまざまな角度から生産性の向上を図れるといえるでしょう。

キャッシュフロー改善のため

在庫管理には、キャッシュフローの改善も期待できます。過剰な仕入れによる資金の流出を防げるためです。在庫は会社の資産ですが、その量が増えすぎると事業活動に使える資金が減少してしまいます。運転資金を捻出できなくなり、倒産することもあるため過剰な仕入れには十分な注意が必要です。また、在庫管理に取り組むと、原材料や製品を適切な場所で保管することになります。例えば、需要にあわせて保管する場所と保管する量を決めるなどが考えられます。このような取り組みにより、荷造運賃などを最適化してキャッシュフローを改善できる点もポイントです。事業に与える影響が非常に大きいため、在庫管理は会社経営で重要視されています。

在庫管理の課題

非常に重要な取り組みであるものの、在庫管理に問題を抱える企業は少なくありません。代表的な課題として次のものがあげられます。

【課題の例】

• 在庫管理の行い方がわからない
• 精度が低いため余剰在庫または滞留在庫が発生する
• 予定在庫の管理を行えていない
• 手作業で管理しているためミスが生じやすい
• 導入したツールを使いこなせていない

管理の対象となるものや業界・業種などで発生しやすい課題は異なります。また、これら以外の課題に悩ませることも考えられます。自社が直面している課題を明らかにして、対処法を検討することが重要です。

在庫管理の方法

在庫管理には、いくつかの方法があります。ここからは、主な方法を紹介します。

方法①ロケーション管理

ロケーションと管理する商品などを紐づける方法です。ここでいうロケーションは、倉庫内の特定の場所を指します。平置きの場合は、床をラインで区分けしてロケーションを設定することが一般的です。ラックを使用する場合は、ラック一段ずつにロケーションを設定します。例えば、ラックで管理する場合は「Aゾーン：5列：2段」などのようにロケーションを表します（具体的な区切り方はケースで異なります）。ロケーション管理のメリットは、倉庫内のどこになにがあるかが明らかになることです。これにより、在庫を探し回る手間と時間を省けます。

方法②ABC分析

管理する商品などの優先順位を決定する方法です。具体的な管理の方法は次の通りです。

【ABC分析】

• 管理する商品などを売上や取扱量などの基準で大きい順に並べる
• 1の結果をもとにA・B・Cの3グループに区分する
• 結果をもとに管理の優先順位を決める

例えば、基準を売上にするのであれば、売上の大きいAグループは優先的に管理するグループ、売上の小さいCグループは優先順位が低いグループと考えられます。リソースが限られているため、全ての商品などを同じように管理できないケースで役立つ方法です。

方法③先入れ先出し

入庫した順番で出庫する方法です。先に仕入れたものを先に出すため「先入れ先出し」と呼ばれます。英語では「First In First Out（FIFO）」と表現されます。この方法の強みは、保管する期間を短縮しやすいことです。したがって、生鮮食品など、鮮度が重視される商品などの管理で多く用いられています。ただし、入庫した順番で在庫を整理したり、扱うデータが多くなったりするため、スタッフの負担は大きくなりがちです。必要性を見極めて導入することが重要といえるかもしれません。

方法④在庫管理システムの利用

在庫管理システムの利用も検討したい方法です。在庫管理システムは、入庫情報・出庫情報をはじめとする在庫情報を管理するシステムです。主な目的は、業務の効率化と適正な在庫の維持といえるでしょう。具体的な機能は製品で異なりますが、以下の機能などを備えていることが一般的です。

【主な機能】

• 在庫情報一覧機能
• 入出庫管理機能
• 検品管理機能
• 返品管理機能
• セット品管理機能
• 棚卸機能
• データ分析機能

これらの機能を活用して、取り扱う商品などをまとめて管理できる点がポイントです。導入のメリットは後ほど詳しく解説します。

在庫管理を行うときの注意点

在庫管理に取り組むときは、次の点に注意が必要です。

注意点①社内での情報共有

在庫管理に欠かせないのが社内全体での情報共有です。在庫管理は、倉庫業務に関連するスタッフだけで行うものではありません。製造部門はもちろん、購買部門や営業部門なども関係する取り組みです。したがって、社内全体でルールを共有しておくとともに、関係するスタッフが必要なときに必要な情報を確認できるようにしておかなければなりません。これらを怠ると、過剰な仕入れなどのトラブルが発生しやすくなります。ただし、紙などで管理している場合、リアルタイムの情報共有は難しいでしょう。体制の構築も含めて検討したいポイントです。

注意点②ミスを防止する環境整備

在庫管理にミスはつきものです。例えば、何かしらのきっかけで、スタッフが出庫処理を忘れてしまうなどが考えられます。このようなミスが頻発すると、納品日に在庫が不足するなどのトラブルが発生してしまいます。したがって、ミスが起こりにくい環境を整備することが大切です。具体的な取り組みとして、ルールをわかりやすくする、保管場所をわかりやすくする、棚卸をこまめに行うなどが考えらえます。在庫管理の方法をできるだけシンプルにして、ミスの発生率を引き下げておかなければなりません。

注意点③在庫管理の重要性の周知徹底

在庫管理の重要性をスタッフ間で共有しておくことも欠かせません。関係するスタッフが「大した取り組みではない」などと考えていると、ミスが発生しやすくなります。在庫管理の目的や在庫管理が経営に与える影響などを周知徹底しておくことが求められます。とはいえ、すべてのスタッフが自分事として捉えることは難しいでしょう。認識を改めたい場合は、在庫管理を怠ると業績が悪化して給与に反映される恐れがあることを説明するとよいかもしれません。1人ひとりのスタッフが在庫管理の重要性を認識すると、業務の精度が高まりやすくなります。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理の方法として注目を集めているのが在庫管理システムです。導入には次のメリットなどがあります。

メリット①業務効率化

原則として在庫管理システムでは、製品などに貼り付けられたバーコードを読み込むことでデータを管理します。したがって、在庫管理表に数量を記入してパソコンで手入力するなどの作業は不要になります。在庫確認からデータ入力までのタイムラグがなくなること、在庫情報をリアルタイムで共有できることもポイントです。導入により、在庫管理に関連する業務を大幅に効率化できる可能性があります。業務の効率化に伴い、在庫管理にかかるコストを抑えられる点も見逃せません。例えば、配置する人員を減らして、人件費をカットできることもあります。

メリット②人為的ミスの防止

在庫管理システムを導入すると、人為的ミスを防ぎやすくなります。ひとつずつ数量を確認したり、パソコンで数量を手入力したりする必要がなくなるためです。実在庫とデータ上の在庫を照らし合わせる棚卸業務は必要ですが、ハンディターミナルを活用すると、この業務においてもミスを遠ざけられます。また、在庫管理の精度が高まるため、誤発注などの人為的ミスを防ぎやすくなる点も魅力です。例えば、古い情報をもとに誤った発注をしてしまうなどの人為的ミスはなくなるしょう。業務全体の品質を向上できる可能性があります。

メリット③在庫予測精度の向上

在庫管理システムの多くは、過去の在庫データをもとに需要の動向を予測する機能を備えています。これまで勘と経験を頼りに行ってきた在庫予測を、データに基づき行えるようになります。在庫予測の精度が高まるため、閑散期に無駄な在庫を抱えたり繁忙期に在庫が不足したりすることは少なくなるでしょう。したがって、コストを削減したり売上を伸ばしたりできます。また、納期遵守率が向上することや在庫切れがなくなることで、顧客満足度も高まる可能性があります。

メリット④リアルタイムの情報確認

前述の通り、在庫管理システムを導入すると、在庫情報をリアルタイムで確認・共有できるようになります。現時点の状況を把握しやすくなるため、品切れに備えて在庫を多く確保しておくなどの必要性が低くなります。したがって、在庫の圧縮ならびにコストの削減が可能です。また、需要に基づく在庫の再配置も容易になります。例えば、特定の商品を需要が増大している地域に在庫を集中させるなどが考えられるでしょう。ビジネスチャンスを逃しにくくなる点も在庫管理システムを導入するメリットです。

在庫管理システムの種類

在庫管理システムは、次の3種類にわかれます。

【種類】

• オンプレミスタイプ
• クラウドタイプ
• ハンディターミナル連携タイプ

それぞれの特徴は次の通りです。

種類①オンプレミスタイプ

自社で管理するサーバーに在庫管理システムを構築するタイプです。主な強みとして、カスタマイズしやすいことがあげられます。既存システムと連携させたいなど、自社の環境にあわせてシステムを構築したい場合に向いています。一方で、サーバーの購入やシステムの開発などにコストがかかるため、費用は割高になる傾向があります。同様の理由で、導入に時間がかかる点にも注意が必要です。また、自社で管理・運用しなければならないため、体制を整備することも求められます。

種類②クラウドタイプ

原則として月額利用料などを支払い、インターネット経由で在庫管理システムを利用するタイプです。主な強みとして、導入にかかるコストや手間を抑えられる点があげられます。外部のサービスを利用するため、サーバーを購入したりシステムを開発したりする必要はありません。自社で管理・運用しなくてよい点も魅力です。ただし、オンプレミスタイプほどのカスタマイズ性は基本的に備えていません。したがって、サービスを慎重に選ぶ必要があります。また、何かしらの理由でインターネットに接続できないと、サービスを利用できない点にも注意が必要です。

種類③ハンディターミナル連携タイプ

ハンディターミナルと在庫管理システムが連携しているタイプです。商品に貼り付けたバーコードなどをスキャンすることで在庫管理を行えます。主な強みは、ロケーション管理を手軽に行えることです。バーコードなどを読み込めば、商品の保管場所を把握できます。棚卸作業を効率化できる点も魅力です。バーコードをスキャンして数量を入力するだけでよいため、スタッフ1人で棚卸を行えるようになります。ただし、非連携タイプと比べて、導入コストはやや割高です。

在庫管理は業績に関わる重要な取り組み

ここでは在庫管理について解説しました。在庫管理は、製品などを必要なタイミングで、必要な量だけ、必要な場所に届けられるように、在庫を適正な水準に維持する取り組みです。コストを削減する、キャッシュフローを改善するなどの効果を期待できます。その方法として、在庫管理システムの利用などがあげられます。在庫管理システムには、業務効率化、人為的ミスの予防などのメリットがあります。業績に大きな影響を与えるため、自社に適した方法で在庫管理に取り組むことが重要です。

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